Este documento visa explicar o funcionamento do envio automático de e-mails pelo Sistema, que ocorre diariamente às 7h da manhã.
1. E-mais enviados ao Suporte
1.1. Aviso sobre os Freelancers cuja alocação está terminando
O Sistema envia ao suporte@vetorzero.com.br um e-mail com 1 dia de antecedência toda vez que a alocação de um Freelancer irá terminar e não há uma alocação futura prevista. O responsável pela contratação do Freelancer está em cópia neste e-mail. Este e-mail tem a finalidade de ajudar o time de suporte a se planejar com relação às máquinas e posições de trabalho disponíveis na empresa.
2. E-mails enviados aos Responsáveis por Freelancers
2.1. Lembrete para o Responsável autorizar o pagamento de Freelancers
O Sistema envia ao responsável pela contratação do Freelancer um e-mail com 10 dias de antecedência para lembrá-lo de alterar o status da Alocação no Sistema para Pagamento Autorizado.
2.2. Aviso sobre os Freelancers cuja alocação está terminando
O Sistema envia ao responsável pela contratação um e-mail com 3 dias de antecedência toda vez que a alocação de um Freelancer irá terminar, e não há uma alocação futura planejada. O e-mail serve como lembrete para o responsável para verificar a necessidade de renovar a contratação.
3. E-mails enviados ao Financeiro
3.1. Aviso para definir Empresa Pagadora dos Freelancers
Sempre que há Alocações de Freelancers com Status Aprovado, o Depto. Financeiro precisa definir a Empresa Pagadora daquele Freela. Um e-mail é enviado diariamente para membros do Depto. Financeiro para tomarem uma ação, toda vez que houverem Alocações sem Empresa Pagadora definida.
3.2. Lembrete sobre pagamentos de Freelancers a vencer
Quando há pagamentos a Freelancers cuja data de Vencimento é a data de hoje, ou mesmo quando já passou, o Sistema envia um e-mail para membros do Depto. Financeiro para lembrá-los de realizar alguma ação.
3.3. Lembrete sobre pagamentos Vencidos
Quando há pagamentos - qualquer pagamento cadastrado no Sistema - cuja data de Vencimento já passou, o Sistema envia um e-mail para membros do Depto. Financeiro informando sobre estes pagamentos vencidos, para que alguma ação seja tomada.
3.4. Aviso sobre Benefícios a vencer
Quando há Benefícios próximos do vencimento atrelados a Funcionários, o Sistema envia um e-mail para membros do Depto. Financeiro para lembrá-los de tomar alguma ação. Os e-mails são enviados com antecedência de 30, 14 e 7 dias, e também para os Benefícios que estão vencendo na data de hoje.
4. E-mails enviados aos Produtores Executivos
4.1. Despesas de Filmagem que necessitam de aprovação
Caso hajam despesas de Filmagem, lançadas pelo Produtor, que estouraram o valor previsto ou que necessitam de aprovação, um e-mail é enviado ao Produtor Executivo e seus Assistentes para lembrá-los de tomarem alguma ação sobre estas despesas pendentes.